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Kanton hilft Gemeinden beim Archivieren

Thurau – Die Gemeinden im Kanton Thurgau sind verpflichtet, ihre wertvollen Archive sachgemäss zu führen und zu pflegen. Da Fachpersonal in den kommunalen Verwaltungen immer häufiger zur Mangelware wird, bietet das Staatsarchiv des Kantons Thurgau seit 2015 einen Archivdienst für Gemeinden. Per 2018 wurde dieser personell noch ausgebaut, da die Nachfrage sehr gross ist.

Adrian Oettli, Leiter Archivdienste für Gemeinden, gibt Einblicke ins Gemeindearchiv. (Bild: zvg)

Im Kanton Thurgau gibt es heute 324 aktive Gemeinden, die in fünf Gemeindetypen unterteilt sind: die Politischen Gemeinden, die Bürgergemeinden, die Schulgemeinden, die Evangelischen Kirchgemeinden und die Katholischen Kirchgemeinden. Diese müssen von Gesetzes wegen ein Gemeindearchiv führen. Da die Komplexität des Archivwesens durch die stetig zunehmende Aktenflut und die alles durchdringende Digitalisierung markant zugenommen hat, fehlt es häufig an Fachpersonal in den kommunalen Verwaltungen. Diese sind deshalb froh, dass der Kanton mit dem Archivdienst für Gemeinden Hand bietet zur Bearbeitung der Archive. Auch deshalb, weil viele Gemeindefusionen in den vergangenen Jahrzehnten zu einer unüber- sichtlichen Gemengelage von abgeschlossenen und laufenden Archiven geführt hat.

Über 1000 Gemeinden seit 1803
«Für mich war sehr interessant zu sehen, dass der Kanton Thurgau von 1803 bis heute über 1000 Gemeinden hatte. Viele dieser Gemeinden existieren aufgrund von Fusionen heute zwar nicht mehr, um die Archive muss sich aber trotzdem jemand kümmern», sagt Adrian Oettli, der Abteilungsleiter Archivdienst für Gemeinden beim Staatsarchiv Thurgau. Denn bei einer Fusion werden die Archive nicht zusammengelegt, sondern abgeschlossen. «Diese gewaltige Zahl macht deutlich, dass ein wenig Unterstützung für die Gemeinden durch den Kanton angebracht ist, um dieses Erbe der Vergangenheit zu bewältigen,» so Oettli weiter. Der Kanton hat sich ausserdem dazu entschieden, die Gemeinden bei der Archivierung zu unterstützen, damit diese den «digital turn» im Archivwesen durchführen können. Dieser, ursprünglich auf drei Jahre bis Oktober 2018 bewilligte Dienst, hat der Regierungsrat aufgrund der grossen Nachfrage um drei weitere Jahre verlängert und ausgebaut.

Angebote des Kantons
Der Kanton bietet den Gemeinden in dreierlei Hinsicht Unterstützung bei der Archivierung. Zuerst hilft der Archivdienst bei der Reorganisation der abgeschlossenen und laufenden physischen Papierarchive. Die Archive werden dabei nach kantonalen Vorgaben geordnet, von Schmutz und allenfalls Schimmel gesäubert, alterungsbeständig verpackt und in der Archivdatenbank des Staatsarchivs verzeichnet. Anschliessend bietet der Dienst die laufende Nachführung der reorganisierten physischen Archive an, wodurch die Gemeinden auch bei den neu anfallenden Akten à jour bleiben. Als dritte Dienstleistung führt der Archivdienst die Gemeinden hin zu einem digitalen Archiv. In der Gemeindeverwaltung wird hierfür, unter Begleitung durch den Archivdienst, auf rein digitale Aktenführung umgestellt. Nach dieser Umstellung wird das digitale Gemeindearchiv aufgebaut. Dieses ist auf einem Archivserver des Kantons beheimatet und löst das Papierarchiv der Gemeinde vollständig ab.

Kostenneutral für Kanton
Der angebotene Archivdienst für Gemeinden war von Anfang an ausgebucht. Er ist finanziell vollständig selbsttragend. Löhne, Material, Spesen und Nutzung der Infrastruktur des Staatsarchivs werden dem Kanton komplett vergütet, da die Gemeinden die für sie erbrachten Archivdienstleistungen bezahlen.

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